Privacyreglement
| 
- Paragraaf 1 : Begripsbepaling
- Paragraaf 2 : Doel en werking
- Paragraaf 3 : Beheer
- Paragraaf 4 : Inhoud van de verwerking
- Paragraaf 5 : Verwijdering en vernietiging
- Paragraaf 6 : Verwerking van de gegevens
- Paragraaf 7 : Rechtstreekse toegang tot de verwerking
- Paragraaf 8 : Informatie verstrekking aan de betrokkene
- Paragraaf 9 : Rechten van de betrokkene
- Paragraaf 10 : Verbanden met andere verzamelingen van persoonsgegevens
- Paragraaf 11 : Slotbepaling
Privacyreglement van de Landelijke Organisatie van Politie Vrijwilligers, is vastgesteld op 1 februari 2006 te Drie Bergen.
Download - Privacyreglement LOPV 2006 - 1 februari 2006 
PARAGRAAF 1 BEGRIPSBEPALING
Artikel 1
In dit reglement wordt verstaan onder:
a. de wet: de Wet Bescherming Persoonsgegevens;
b. het reglement: dit reglement;
c. persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
d. verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elke geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband met brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
e. verstrekken van gegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens;
f. de betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
g. de verantwoordelijke: de voorzitter van de Landelijke Organisatie van Politie Vrijwilligers (LOPV);
h. de beheerder: de secretaris van de Landelijke Organisatie van Politie Vrijwilligers (LOPV);
i. de functioneel beheerder: degene die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de verwerking van persoonsgegevens, voor de juistheid van de ingevoerde gegevens, alsmede voor het bewaren, verwijderen en verstrekken van gegevens;
j. de vereniging: de Landelijke Organisatie van Politie Vrijwilligers (LOPV).
PARAGRAAF 2 DOEL EN WERKING
Artikel 2 (doel)
De verwerking heeft tot doel het op een ordentelijke wijze voeren van een ledenadministratie.
Artikel 3 (grondslag)
De rechtmatige grondslag van de verwerking is gelegen in het gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke, te weten het voeren van een ledenadministratie ten behoeve van de vereniging.
Artikel 4 (wijze van verwerking)
De verwerking wordt geautomatiseerd gevoerd.
PARAGRAAF 3 BEHEER
Artikel 5
- De verantwoordelijke draagt zorg voor de naleving van de wet en het reglement. Hij legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige vorm van verwerking. Hij treft de nodige maatregelen opdat persoonsgegevens, gelet op het doel waarvoor ze worden verzameld of vervolgens verder worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn.
- De beheerder is, onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke, belast met de onder het eerste lid genoemde taken.
- Het functionele beheer is neergelegd bij de secretaris van de LOPV of bij één of meerdere personen die onder diens verantwoordelijkheid de noodzakelijke werkzaamheden verrichten.
PARAGRAAF 4 INHOUD VAN DE VERWERKING
Artikel 6 (Categorie van personen van wie de gegevens worden verwerkt)
In de verwerking kunnen slechts gegevens opgenomen worden van de leden van de vereniging.
Artikel 7 (Soorten van opgenomen gegevens en de wijze van verkrijging)
- Van de leden wordende volgende gegevens verwerkt: naam, voornaam / voornamen, adres, postcode, woonplaats, emailadres, telefoonnummer, mobiel-telefoonnummer, geboortedatum, geslacht, korps, district, aanstellingsdatum, personeelsnummer en verenigingsnummer.
- Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf of verkregen vanuit het personeelsregistratiesysteem van het politiekorps.
PARAGRAAF 5 VERWIJDERING EN VERNIETIGING
Artikel 8
- De persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwerking van het gestelde doel waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.
- De gegevens worden in ieder geval binnen drie maanden na de beëindiging van het lidmaatschap van de vereniging vernietigd of zodanig bewerkt dat het niet meer mogelijk is de persoon te identificeren.
PARAGRAAF 6 VERWERKING VAN GEGEVENS
Artikel 9 (Verenigbaar gebruik)
Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met het doel waarvoor ze zijn verkregen.
Artikel 10 (Verstrekking)
- De gegevens worden slechts verstrekt aan:
a. degenen, waaronder begrepen derden, die belast zijn met of de leiding geven aan de in het tweede artikel bedoelde activiteiten of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken.
b. anderen, in de gevallen bedoeld in artikel 8, onder a, c en d, of artikel 9 derde lid van de wet.
c. anderen, in de gevallen bedoeld in artikel 8, onder e en f, van de wet, nadat het voornemen daartoe aan de betrokkene of diens wettelijke vertegenwoordiger is medegedeeld en deze gedurende een redelijke termijn in de gelegenheid is geweest het recht als bedoeld in artikel 16 van het reglement uit te oefenen. - De verstrekking aan personen of instanties die geen rechtstreekse toegang hebben tot de gegevens wordt verzorgd door de in artikel 11 genoemde personen.
PARAGRAAF 7 RECHTSTREEKSE TOEGANG TOT DE VERWERKING
Artikel 11 (rechtstreekse toegang)
- Alleen de functioneel beheerder heeft de bevoegdheid tot raadplegen, invoeren, verstrekken, wijzi gen, verwijderen en vernietigen van de gegevens.
- De overige leden van de vereniging kunnen de bevoegdheid krijgen tot raadplegen.
PARAGRAAF 8 INFORMATIEVERSTREKKING AAN DE BETROKKENE
Artikel 12 (informatieplicht)
- Indien de verantwoordelijke persoonsgegevens verkrijgt bij de betrokkene zelf, deelt hij de betrokkene voor het moment van verkrijging zijn identiteit mee alsmede het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene hiervan reeds op de hoogte is.
- De verantwoordelijke verstrekt nadere informatie voor zover dat geletop de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt, nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.
- De verantwoordelijke verstrekt de in lid 1 en 2 bedoelde informatie op een zodanige wijze dat de betrokkene er daadwerkelijk de beschikking over krijgt.
Artikel 13
- Indien persoonsgegevens worden verkregen op een andere wijze dan bedoeld in artikel 12, deelt de verantwoordelijke de betrokkene de informatie mede, bedoeld in het tweede, derde en vierde lid, tenzij deze reeds daarvan op de hoogte is:
a. op het moment van vastlegging van hem betreffende gegevens, of
b. wanneer de gegevens bestemd zijn om te worden verstrekt aan een derde, uiterlijk op het moment van de eerste verstrekking. - De verantwoordelijke deelt de betrokkene zijn identiteit en het doel van de verwerking mede.
- De verantwoordelijke verstrekt nadere informatie voor zover dat gelet op de aard van de gegevens, de omstandigheden waaronder zij worden verkregen of het gebruik dat ervan wordt gemaakt, nodig is om tegenover de betrokkene een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen.
PARAGRAAF 9 RECHTEN VAN DE BETROKKENE
Artikel 14 (inzage)
- De betrokkene heeft het recht zich vrijelijk en met redelijke tussenpozen tot de verantwoordelijke te wenden met het verzoek hem mede te delen of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. De verantwoordelijke deelt de betrokkene schriftelijk binnen vier weken mee of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.
- Indien zodanige gegevens worden verwerkt, bevat de mededeling een volledig overzicht daarvan in begrijpelijke vorm, een omschrijving van het doel van de verwerking, de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft en de ontvangers of categorieën van ontvangers, alsmede de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens.
- Voordat een verantwoordelijke een mededeling doet als bedoeld in het eerste lid, waartegen een derde naar verwachting bedenkingen zal hebben, stelt hij die derde in de gelegenheid zijn zienswijze naar voren te brengen indien de mededeling gegevens bevat die hem betreffen, tenzij dit onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost.
- Desgevraagd doet de verantwoordelijke mededelingen omtrent de logica die ten grondslag ligt aan de geautomatiseerde verwerking van hem betreffende gegevens.
- Een verzoek tot inzage dient schriftelijk gericht te worden aan de secretaris van de Landelijke Organisatie van Politie Vrijwilligers (LOPV).
- Voor interne informatieverstrekking wordt geen financiële vergoeding gevraagd.
- Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet de beheerder aan het verzoek in een ander dan schriftelijke vorm, die aan het belang is aangepast.
- De beheerder kan weigeren aan een verzoek te voldoen, indien en voor zover dit noodzakelijk is in verband met:
a. de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten;
b. gewichtige belangen van anderen dan de verzoeker, de verantwoordelijke daaronder begrepen. - De beheerder zorgt voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker.
Artikel 15 (correctie)
- Degene aan wie overeenkomstig artikel 13 kennis is gegeven van hem betreffende persoonsgegevens, kan de verantwoordelijke verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen, of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
- De beheerder deelt de verzoeker zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed.
- De beheerder draagt zorg dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
- Een correctieverzoek dient schriftelijk gericht te worden aan de secretaris van de Landelijke Organisatie van Politie Vrijwilligers (LOPV). In het verzoek dient de gewenste verbe tering, aanvulling, verwij dering of afscherming aange geven te worden.
- Voor interne informatieverstrekking wordt geen financiële vergoeding gevraagd.
- De beheerder zorgt voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker.
Artikel 16 (verzet)
- Indien de rechtmatige grondslag voor een bepaalde verwerking is gelegen in het gerechtvaardigde belang van de verantwoordelijke, kan de betrokkene bij de beheerder te allen tijde bezwaar aantekenen tegen die verwerking in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden.
- Binnen vier weken na ontvangst van het bezwaar beoordeelt de verantwoordelijke of dit verzet gerechtvaardigd is.
- De beheerder beëindigt de verwerking terstond, indien de verantwoordelijke het verzet gerechtvaardigd acht. Verzet tegen de verwerking voor commerciële of charitatieve doelen is altijd gerechtvaardigd.
- De verantwoordelijke kan voor het in behandeling nemen van het verzet een vergoeding van kosten verlangen, die niet hoger mag zijn dan een bij of krachten algemene maatregel van bestuur vast te stellen bedrag. De vergoeding wordt terug gegeven indien het verzet gegrond wordt bevonden
- Indien het verzoek van binnen de vereniging komt, wordt er geen vergoeding gevraagd.
PARAGRAAF 10 VERBANDEN MET ANDERE VERZAMELINGEN VAN PERSOONSGEGEVENS
Artikel 12
De verwerking heeft geen verbanden met andere verwerkingen binnen de Landelijke Organisatie van Politie Vrijwilligers (LOPV).
PARAGRAAF 11 SLOTBEPALINGEN
Artikel 18 (Scholing)
De verantwoordelijke draagt zorg voor een regelmatige scholing van de beheerder en gebruikers om te verzekeren dat ze de processen van persoonsgegevensverwerking, de daarvoor geldende regels en hun eigen rol daarin begrijpen.
Artikel 19 (Wijzigingen)
Wijzigingen in het doel van de verwerking en in soort van inhoud, gebruik en wijze van verkrijging van de persoonsgegevens dienen te leiden tot wijziging van dit reglement.
Artikel 20 (Publicatie)
- Het reglement wordt voor een ieder ter inzage gelegd bij het secretariaat van de Landelijke Organisatie van Politie Vrijwilligers (LOPV).
- Het reglement wordt integraal gepubliceerd op de website van de LOPV.
- In het ‘VP-Journaal’, het blad van de Landelijke Organisatie van Politie Vrijwilligers (LOPV), wordt bericht dat het reglement is vastgesteld.
- Het reglement treedt in werking met ingang van 1 februari 2006.
- Het reglement kan worden aangehaald als:
Reglement: gegevensverwerking ledenadministratie van de Landelijke Organisatie van Politie (LOPV).
