Het ministerie van Justitie en Veiligheid, de politie, de vakbonden en de LOPV hebben overeenstemming bereikt over nieuw landelijk beleid voor vrijwilligersmanagement. In het zogenaamde ‘Sturingsconcept vrijwilligersmanagement politie’ staan bindende afspraken over hoe de politie de aansturing, begeleiding en facilitering van vrijwilligers zal gaan regelen.

Landelijk uniform, ruimte voor lokaal maatwerk

Voorheen hadden alle eenheden eigen beleid voor vrijwilligersmanagement. Soms verschilde het beleid zelfs binnen eenheden, of tussen teams. Dat leidde tot verwarring en dit maakte het moeilijk om daar systemen en (werk)processen op in te richten. Soms leidde het zelfs tot (rechtspositionele) ongelijkheid. Een deel van het vrijwilligersmanagement wordt nu landelijk geüniformeerd, zodat datgene dat overal hetzelfde geregeld moet zijn ook overal hetzelfde geregeld is.

Tegelijkertijd verschillen de eenheden onderling. Ook binnen eenheden kunnen behoeftes afwijken. Daarom is er in het Sturingsconcept ruimte gelaten voor lokaal maatwerk. Eenheden gaan zelf aan de slag met het ontwikkelen van realisatieplannen om het nieuwe vrijwilligersmanagement uit te rollen. Daarin kunnen ze een aantal eigen keuzes maken.

‘Wie is mijn leidinggevende?’

Voorheen was het vaak onduidelijkheid wie de leidinggevende van een vrijwilliger was. Daarin verschaft het Sturingsconcept nu duidelijkheid. De leidinggevende is altijd de teamchef van het team waarop de vrijwilliger vast geplaatst is. Hij of zij stuurt operationeel aan en past de personeelsbevoegdheden toe. De teamchef voert bijvoorbeeld de voortgangsgesprekken met de vrijwilligers in diens team, bepaalt de concrete inzet en besluit over een gratificatie.

Vijf personeelsbevoegdheden worden daarentegen exclusief gemandateerd aan de chef van de Afdelingen regionale coördinatietaken binnen de DROS, waar de Teams coördinatie politievrijwilligers onder vallen. Het gaat dan om:

  1. Aanstelling
  2. Plaatsing
  3. Functietoewijzing (incl. bevordering)
  4. Toekenning van opleidingen/studiefaciliteiten
  5. Ontslag

Deze vijf personeelsbevoegdheden worden bij de RCT-chef belegd om de reguliere leidinggevende te ontlasten of omdat het belangrijk is dat zaken regionaal worden opgepakt. Door de toekenning van opleidingen en studiefaciliteiten te regionaliseren is het bijvoorbeeld gemakkelijker om een avondcursus te organiseren.

Team coördinatie politievrijwilligers

Alle regionale eenheden beschikken nu al over een Team Vrijwilligers en Volontairs. Omdat volontairs inmiddels politievrijwilligers zijn, gaat de naam van deze teams in elke eenheid veranderen in: Team Coördinatie Politievrijwilligers (TCP). Deze nieuwe naam sluit goed aan op de nieuwe rol die de TCP’s krijgen.

De Teams Coördinatie Politievrijwilligers ondersteunen de vrijwilliger en diens leidinggevende met onder andere expertise. Ook organiseren ze regionale activiteiten, zoals opleidingen en IBT.

Een van de belangrijkste coördinerende taken van de TCP’s wordt om ervoor te zorgen dat elke vrijwilliger een functie vervult die bij hem of haar past. Andersom moeten ze ervoor zorgen dat elk team - binnen de beleidskaders - beschikt over de vrijwilligers die ze zoeken. Als deze match na verloop van tijd toch niet goed blijkt te zijn, dan proberen ze helpen om daar verbetering in te brengen of proberen ze de vrijwilliger te matchen met een ander team.

In de komende maanden gaat onderzocht worden of de beroepsmatige capaciteit van de TCP’s nog aansluit bij de nieuwe werkzaamheden. Zo nodig worden de kwalitatieve en kwantitatieve bezetting met elkaar in balans gebracht. Verder zal de Landelijke Eenheid gaan werken aan de oprichting van een TCP, dat uiterlijk op 1 januari 2019 van start gaat. Ook de Politieacademie, het PDC en de Staf Korpsleiding zullen gaan werken aan de inbedding van vrijwilligers binnen deze organisatieonderdelen.

Plaatsing

Eenheden hebben de plaatsing van vrijwilligers nu verschillend georganiseerd. In veel eenheden zijn vrijwilligers vast geplaatst op het (basis)team waarop ze hun normaal gesproken hun taken en werkzaamheden uitvoeren. In andere eenheden zijn ze geplaatst bij het TCP en worden ze van daaruit ingezet. Binnen deze twee hoofdstromen bestonden vervolgens veel verschillende varianten. Dit gaat landelijk geharmoniseerd worden. Voor alle eenheden zijn er drie scenario’s op basis waarvan een vrijwilliger geplaatst kan worden:

  1. Binnen een (basis-)team. Politievrijwilligers zijn geplaatst in het team waar zij hun dagelijkse taken en werkzaamheden uitvoeren. De teamchef is de leidinggevende van de vrijwilliger.
  2. Vanuit het Team Coördinatie Politievrijwilligers. Voor vrijwilligers die – op basis van hun eigen keuze – vast aan dit team verbonden willen zijn voor flexibele inzet op ad hoc activiteiten. Dit is alleen mogelijk in die eenheden die ervoor kiezen deze mogelijkheid te bieden. De teamchef RCT is de leidinggevende van de vrijwilliger.
  3. Detachering via het TCP voor specialistische vrijwilligers. Voor vrijwilligers die telkens op projectbasis taken en werkzaamheden uitvoeren die niet langer dan drie maanden duren. Deze vrijwilligers kunnen geplaatst zijn op het TCP, maar ook vanuit andere teams kan detachering plaatsvinden. Detacheringen zijn alleen mogelijk voor specialistische projecten. Detacheringen mogen niet langer dan drie maanden duren. Dan moet een vrijwilliger vast geplaatst worden op dat team waarnaar hij of zij is gedetacheerd. Tijdens een detachering blijft de teamchef van het team van waaruit gedetacheerd wordt, de leidinggevende.

Vrijwilligers die nu geplaatst zijn op een manier die hiervan afwijkt zullen in de komende maanden een plaatsingsbesluit en een andere leidinggevende krijgen.


Flexibele inzetbaarheid

Het uitgangspunt is dat vrijwilligers op een vast team zitten. Dit zorgt bijvoorbeeld voor binding met beroepscollega’s. Veel vrijwilligers zijn gewend om af en toe ook diensten te doen aan andere teams. Soms speelt het TCP hierin een coördinerende rol, zodat bij zulke inzetten beschikbare vrijwilligers worden gevonden. De TCP’s blijven hierin een coördinerende rol houden en ze zullen hierin nauwer gaan samenwerken met de Afdelingen Planning en Capaciteitsmanagement, zodat vrijwilligers ingepland worden in BVCM.

Eenheden kunnen binnen het TCP een faciliteit opzetten voor vrijwilligers die permanent flexibel ingezet willen worden voor ad hoc activiteiten. Dit zijn dus activiteiten waar incidenteel extra handjes voor nodig zijn. Vrijwilligers die dit zelf willen worden, dan op het TCP geplaatst. Vanuit daar worden ze dan vervolgens voor dit soort niet-structurele taken uitgeleend aan andere teams waar ze een dienst meedraaien. Eenheden besluiten zelf of ze hier gebruik van maken en vrijwilligers kunnen niet verplicht worden om op deze faciliteit geplaatst te worden.

Beleidsdirecties en Politiedienstencentrum

In het Sturingsconcept is afgesproken dat de beleidsdirecties en het PDC het vrijwilligersmanagement integraal meenemen in hun beleidsontwikkeling en –uitvoering. Het PDC treedt met betrekking tot politievrijwilligers op als dienstverlener voor de lijnorganisatie. Met de modernisering van het vrijwilligersbeleid en de gewenste harmonisatie van het vrijwilligersmanagement is het nu opportuun geworden dat politievrijwilligers eveneens afnemers zijn van de diensten, aangeboden door de PDC. Politievrijwilligers vallen dus onder het begrip ‘medewerkers’, zoals beschreven in het dienstverleningsmodel voor de bedrijfsvoering.

Inspraak

Om vrijwilligers te betrekken bij de implementatie van het nieuwe vrijwilligersmanagement zullen alle TCP’s een klankbordgroep van politievrijwilligers oprichten, die meedenkt over de realisatie van het vrijwilligersmanagement in de eenheid. Verder wordt er een landelijke board van politievrijwilligers opgericht. Aan de board neemt vanuit iedere eenheid een politievrijwilliger deel. De board is een soort expertgroep en geeft gevraagd en ongevraagd intern advies aan de portefeuillehouder inzake het vrijwilligersbeleid. Om de belangen van de politievrijwilligers op strategisch niveau te borgen, verstaat de board zich ook met de korpsstaf.

Voor medezeggenschap kunnen vrijwilligers meedoen aan de OR en COR. Voor (collectieve) belangenbehartiging over aangelegenheden van algemeen belang voor de rechtstoestand van de vrijwillige ambtenaar, met inbegrip van de algemene regels volgens welke het personeelsbeleid zal worden gevoerd, kunnen vrijwilligers lid worden van de vakbonden en de LOPV.

Cao

Met het Sturingsconcept is invulling gegeven aan een van de afspraken uit de politie-cao 2012-2014.